Un buen sistema de información gerencial permite aprovechar mejor los recursos disponibles y reducir los costes de la empresa, mejorar la eficiencia, la competitividad, además de alinear los procesos con la estrategia y las metas organizacionales. Es por tal razón que resultan muy útiles para medir el éxito y detectar oportunidades de mejora, al igual que para adaptarse a las necesidades y expectativas de los usuarios y clientes. Por lo tanto, se recomienda hacer un análisis previo de las características, ventajas y desventajas de cada tipo de sistema de información gerencial, así como de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa, para elegir el más conveniente.
Consejos para la elección del Sistema de Información Gerencial
- Analizar las condiciones de la empresa: antes de elegir un sistema de información gerencial, es importante conocer el tamaño, la estructura, la cultura, la misión, la visión y los objetivos de la empresa, así como los recursos disponibles y las necesidades de información de cada área y nivel.
- Verificar los flujos y procesos: se debe revisar cómo se realizan las actividades y operaciones en la empresa, qué datos se generan y cómo se almacenan, qué problemas o dificultades se presentan y qué oportunidades de mejora existen.
- Conocer las opciones: se debe investigar qué tipos de sistemas de información gerencial existen en el mercado, qué características y funciones tienen, qué ventajas y desventajas ofrecen, qué requisitos técnicos y económicos demandan y qué experiencias previas han tenido otras empresas similares.
- Aprender de la tecnología: se debe estar al tanto de las tendencias y novedades tecnológicas que pueden facilitar o mejorar el funcionamiento del sistema de información gerencial, como la inteligencia artificial, el big data, el cloud computing o el internet de las cosas.
- Realizar una implementación documentada: se debe planificar y ejecutar la instalación y puesta en marcha del sistema de información gerencial siguiendo un cronograma, un presupuesto y unos protocolos establecidos. Se debe documentar cada paso del proceso y verificar que se cumplan los estándares de calidad y seguridad.
- Difundir y capacitar a los involucrados: se debe comunicar a todos los usuarios potenciales del sistema de información gerencial los beneficios, las expectativas y las responsabilidades que implica su uso. Se debe ofrecer capacitación adecuada y continua para que los usuarios puedan aprovechar al máximo las funcionalidades del sistema.
- Monitorear y evaluar el funcionamiento del sistema: se debe medir el rendimiento y la efectividad del sistema de información gerencial mediante indicadores clave que permitan comparar los resultados obtenidos con los objetivos esperados. Se debe identificar las fortalezas y debilidades del sistema y realizar ajustes o correcciones cuando sea necesario.
- Escalar la tecnología y plantear nuevos objetivos: se debe estar atento a las posibilidades de ampliar o mejorar el sistema de información gerencial según las necesidades o demandas cambiantes de la empresa. Se debe buscar innovar y optimizar el uso de la información para lograr ventajas competitivas y alcanzar nuevos niveles de desempeño.
Referencias:
- Terreros, D. (2021). Sistemas de información en las empresas: importancia, tipos y tips para tu negocio. HubSpot. https://blog.hubspot.es/marketing/sistemas-de-informacion-empresas
- Sordo, A. I. (2021). Sistemas de información en las empresas: tipos, funciones y ejemplos. HubSpot. https://blog.hubspot.es/marketing/sistema-informacion
- deGerencia.com. (2006). Sistemas de Información Gerencial. https://degerencia.com/articulo/sistemas_de_informacion_gerencial/
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